Fundusz remontowy — kto płaci: najemca czy wynajmujący?

Fundusz remontowy — kto płaci: najemca czy wynajmujący — to pytanie, które pojawia się przy podpisywaniu niemal każdej umowy najmu i przy każdym zawiadomieniu z administracji budynku. Kluczowe wątki to: kto formalnie jest zobowiązany do uiszczania składki (właściciel / spółdzielnia / wspólnota), czy i w jaki sposób właściciel może przerzucić tę opłatę na najemcę przez czynsz lub dopłaty eksploatacyjne, oraz jak skonstruować zapisy w umowie, żeby uniknąć sporu o faktury i odsetki. Ten tekst zaczyna od konkretnej odpowiedzi i liczb na przykładach, potem przechodzi do mechanizmów rozliczeń między stronami i administratorem, pokazuje praktyczne klauzule umowne oraz wymienia dokumenty i sposoby rozliczeń, dzięki którym każdy wynajmujący i najemca zrozumie, kto za co odpowiada i dlaczego.

• Kto płaci fundusz remontowy w umowie najmu
• Jak powinien być ujęty fundusz remontowy w czynszu
• Rozliczanie kosztów: fundusz remontowy a media i opłaty administracyjne
• Rola administratora i regulaminów w rozliczeniach
• Jak unikać sporów o fundusz remontowy: praktyczne zapisy
• Dokumentacja i dowody rozliczeń funduszu remontowego
• Podatki a fundusz remontowy: co warto wiedzieć
• Fundusz remontowy – kto płaci najemca czy wynajmujący? Pytania i odpowiedzi

W poniższej analizie przyjąłem trzy reprezentatywne stawki funduszu remontowego obserwowane na rynku: 1,50 zł/m2, 3,00 zł/m2 i 4,50 zł/m2 miesięcznie, oraz trzy przykładowe metraże lokali: 35 m2, 50 m2 i 75 m2. Pokazuję w tabeli miesięczny i roczny koszt funduszu dla tych wariantów oraz kto formalnie jest płatnikiem opłaty i czy koszt można przerzucić na najemcę drogą umowną. Dane służą ilustracji skali wydatku i odpowiedzi na pytanie, czy łączenie funduszu z czynszem jest ekonomicznie sensowne dla strony przekazującej koszty.

Z tabeli widać kilka prostych i ważnych wniosków: formalnym płatnikiem składek na fundusz remontowy jest właściciel nieruchomości, bo to on ma tytuł prawny do lokalu i to on otrzymuje wezwania od wspólnoty lub spółdzielni; natomiast ekonomicznie koszt ten może być przerzucony na najemcę, jeśli umowa najmu wyraźnie wskazuje, że najemca ponosi opłaty eksploatacyjne obejmujące fundusz remontowy lub gdy czynsz obejmuje wszystkie opłaty administracyjne. Przykładowo, dla mieszkania 50 m2 przy stawce 3,00 zł/m2 miesięczny koszt to 150 zł (1 800 zł rocznie) — to wielkość wystarczająca, by wpłynąć na decyzję wynajmującego o sposobie doliczenia tej opłaty. W dalszej części opiszę, jak formułować zapisy, jak liczyć proporcjonalne opłaty i jakie dokumenty trzymać, by żaden z uczestników nie miał wątpliwości, skąd się bierze kwota.

Zobacz także: Na co przeznaczyć fundusz remontowy w nieruchomościach

Kto płaci fundusz remontowy w umowie najmu

Odpowiedź krótką i jasną dostajemy od administracji budynku: rachunek kierowany jest do właściciela lokalu, a nie do najemcy, bo fundusz remontowy jest obciążeniem własności. W praktycznym sensie to właściciel reguluje płatności do wspólnoty lub spółdzielni, odbiera faktury i ma prawo decydować o przeznaczeniu środków. Jednak strony umowy najmu mają swobodę umowną i mogą ustalić, że najemca będzie pokrywał koszty opłat eksploatacyjnych, w tym część lub całość funduszu — o ile zapisane to będzie w umowie i obie strony zaakceptują sposób rozliczeń.

Gdy mówimy o umowie najmu, kluczowe jest rozróżnienie między obowiązkiem prawnym a obciążeniem ekonomicznym: obowiązek (fakturowanie) leży po stronie właściciela, obciążenie (kto realnie ponosi koszt) może należeć do najemcy. To oznacza, że jeżeli wynajmujący wlicza fundusz do czynszu lub dolicza go jako osobny składnik opłat eksploatacyjnych, to najemca będzie za to płacił na mocy kontraktu. Jeżeli umowa milczy, domyślna sytuacja to koszt po stronie właściciela. Takie rozgraniczenie eliminuje późniejsze „kto miał zapłacić” w rozmowie z administracją.

Warto też pamiętać o tym, że umowy najmu krótkoterminowego i umowy okazjonalne mogą mieć specyficzne zapisy dotyczące opłat dodatkowych; dlatego klauzule o funduszu remontowym powinny być precyzyjne i jednoznaczne. Proponowany zapis to np.: "Najemca zobowiązany jest do uiszczania miesięcznej opłaty eksploatacyjnej w wysokości X zł, która obejmuje składkę na fundusz remontowy, koszty utrzymania części wspólnych i wywóz odpadów", a dokładny sposób kalkulacji (np. stawka zł/m2) powinien być załączony do umowy jako załącznik. Taka transparentność ułatwia kontrolę i ewentualne odwołania.

Zobacz także: Jak rozliczyć fundusz remontowy we wspólnocie w 2025 roku

Dialog, który często pada podczas podpisywania umów, brzmi prosto: "Kto płaci fundusz?" — "Właściciel, ale możesz to uwzględnić w czynszu." Warto ten dialog spisać na papierze, inaczej za rok może się okazać, że strony mają różne oczekiwania. Z naszego doświadczenia wynika, że zdecydowanie mniejsze ryzyko sporu występuje wtedy, gdy stawka, okres i sposób korekty opłat są określone w umowie i scalone z fakturami lub raportami okresowymi od administratora budynku.

Jak powinien być ujęty fundusz remontowy w czynszu

Fundusz remontowy można ująć w umowie dwojako: wliczyć go do miesięcznego czynszu jako składnik stały lub wyodrębnić jako osobną opłatę eksploatacyjną rozliczaną według metrażu. Obie metody mają zalety i wady. Włączenie do czynszu daje prostotę i przewidywalność kosztów dla najemcy, ale zmniejsza przejrzystość — najemca nie widzi, jaka część opłaty to rzeczywiste prace remontowe, a jaka to opłaty za sprzątanie czy ochronę. Z kolei wyodrębnienie opłaty ułatwia kontrolę dokumentów, bo najemca może żądać dowodów wydatków przypisanych do funduszu.

Przykład liczbowy pomaga zrozumieć skalę: jeśli właściciel ustali stawkę 3,00 zł/m2/mies. i najemca zajmuje 50 m2, to miesięczna opłata na fundusz wynosi 150 zł, a rocznie 1 800 zł. Jeśli właściciel wliczy tę kwotę do czynszu, to kwota „czynszu brutto” wzrasta o 150 zł miesięcznie. Jeśli zaś opłata będzie oddzielna, w umowie powinna znaleźć się formuła: "Opłata na fundusz remontowy obliczana jest według stawki X zł/m2/mies., liczona od powierzchni użytkowej najemcy", oraz harmonogram zmian tej stawki (np. waloryzacja raz w roku).

W umowie warto przewidzieć mechanizm indeksacji i sposób rozliczania nadwyżek lub braków w planowanym budżecie remontowym. Dobra klauzula określa, kto pokrywa jednorazowe, nieprzewidziane prace (np. awaria windy, wymiana instalacji), a kto bierze udział w kosztach planowanych remontów z dłuższego horyzontu. Rekomendowane jest też wskazanie, że właściciel przedstawi najemcy kopię uchwał wspólnoty i zestawienia kosztów na żądanie — to zabezpiecza interesy obu stron i ogranicza możliwość sporu co do przyczyn powiększenia opłat.

Jeżeli umowa przewiduje doliczenie funduszu do czynszu, dobrze jest rozważyć transparentność raportową: kwartalne zestawienie kosztów z administracji budynku lub krótkie zestawienie roczne. Taka praktyka nie jest obowiązkowa, ale zwiększa zaufanie. W sytuacji, gdy właściciel regularnie dolicza fundusz do czynszu, a potem nie potrafi pokazać dokumentów potwierdzających wydatki, najemca ma prawo kwestionować ten sposób rozliczeń; stąd rola jasnych zapisów i dowodów jest kluczowa.

Rozliczanie kosztów: fundusz remontowy a media i opłaty administracyjne

Media i opłaty administracyjne to zestaw różnych pozycji: zużycie energii, wody, gazu (zwykle na podstawie liczników), opłaty za wywóz odpadów i sprzątanie, a także składniki pokrywające serwis budynku i fundusz remontowy. Ważne jest, by w umowie najmu rozdzielić, które pozycje są rozliczane według zużycia, a które według powierzchni lub stałej stawki — to eliminuje nieporozumienia. Jeśli fundusz remontowy ma być częścią opłat administracyjnych, należy wskazać metodę podziału (np. zł/m2) i przyjąć harmonogram korekt.

Algorytm rozliczeń można ująć prostym wzorem: miesięczna opłata na fundusz = stawka (zł/m2) × powierzchnia lokalu (m2). Dla całego budynku przykład pokazuje sens skalowania: budynek 20 mieszkań o łącznej powierzchni 1 200 m2 planuje remont elewacji wyceniony na 300 000 zł; jeśli zarząd chce zebrać na ten cel środki w 5 lat, potrzeba 60 000 zł rocznie, czyli 50 zł/m2/rok, co daje ~4,17 zł/m2/mies. — dla 50 m2 to 208,50 zł/mies. Takie obliczenie tłumaczy, skąd bierze się stawka i dlaczego czasem fundusz wygląda na wysoki.

Ważne jest także odróżnienie kosztów jednorazowych od stałych. Media to zwykle koszt zmienny, liczony według liczników, natomiast fundusz remontowy ma charakter oszczędnościowy — środki są odkładane na przyszłe prace. W rozliczeniu z najemcą można ustalić, że najemca płaci stałą miesięczną kwotę odpowiadającą jego udziałowi w opłatach administracyjnych, natomiast szczegółowe rozliczenia przegląda się corocznie na podstawie raportu od administratora i ewentualnie dokonuje korekt.

Praktyczny schemat rozliczeń, który warto wpisać do umowy, to harmonogram płatności (np. do 10. dnia miesiąca), sposób aktualizacji stawki (np. raz w roku po uchwale wspólnoty) oraz zasady dokumentowania wydatków (faktury i protokoły). Dzięki temu zarówno najemca, jak i wynajmujący mają jasność, kiedy robić przelew, na jaki rachunek i jakie dokumenty uprawniają do zmiany wysokości opłaty.

Rola administratora i regulaminów w rozliczeniach

Administrator budynku (zarządca, wspólnota, spółdzielnia) pełni funkcję operacyjną: to on przygotowuje projekt budżetu, wystawia wezwania do zapłaty, księguje składki i realizuje zlecenia remontowe. Regulaminy wspólnoty i uchwały właścicieli określają wysokość i przeznaczenie funduszu remontowego oraz tryb jego gromadzenia i wydatkowania. W praktyce oznacza to, że stawka funduszu nie jest arbitralną decyzją pojedynczego administratora, lecz wynikiem ustaleń właścicieli i planów remontowych przyjętych w uchwale.

Administrator powinien także udostępnić syntetyczne zestawienie kosztów i kopie faktur na żądanie właściciela; jeżeli właściciel obciąża najemcę, to kopie tych dokumentów są kluczowe do przejrzystości rozliczeń. W umowie najmu warto wskazać adres do korespondencji z administratorem, sposób odbioru raportów i termin ich udostępniania, aby uniknąć sytuacji, w której najemca lub właściciel dowiaduje się o dużej podwyżce dopiero po otrzymaniu wezwania.

Regulaminy i uchwały bywają trudne do odczytania dla osoby nieobeznanej z terminologią wspólnot mieszkaniowych, dlatego praktyczne kroki to: żądać kopii uchwały dot. remontu, harmonogramu prac i kosztorysu; sprawdzić sposób podziału kosztów między właścicieli; oraz zapisać w umowie, że właściciel zobowiązuje się przedstawić najemcy streszczenie tych dokumentów. Taka transparentność ogranicza ryzyko dolegliwości i ułatwia rozliczenia w kolejnych latach.

Gdy pojawia się spór, administrator jest często pierwszym ogniwem komunikacji: raporty finansowe, protokoły z zebrań właścicieli i faktury wystawione przez wykonawców to dokumenty, które rozstrzygają większość nieporozumień. Warto wiedzieć, jakie dokładnie dokumenty i w jakim terminie wymagać, bo brak właściwej dokumentacji to najczęstsza przyczyna eskalacji konfliktów między wynajmującym a najemcą.

Jak unikać sporów o fundusz remontowy: praktyczne zapisy

Zapisy umowne są tutaj królem. Najpewniejszy sposób uniknięcia sporu to precyzyjna klauzula dotycząca opłat eksploatacyjnych, określająca: co obejmują opłaty, jak liczy się stawkę (zł/m2 lub stała kwota), termin płatności, zasady waloryzacji i prawo do dokumentów. Proponowany zapis może brzmieć: "Najemca zobowiązany jest do uiszczania miesięcznej opłaty eksploatacyjnej w wysokości X zł obejmującej koszty funduszu remontowego, sprzątania, ochrony i wywozu odpadów; właściciel zastrzega prawo do corocznej aktualizacji tej stawki na podstawie uchwały wspólnoty."

Praktyczny checklist krok po kroku, który warto wpisać do procedury przed podpisaniem umowy:

• Poproś o kopię ostatniego rozliczenia wspólnoty za min. 12 miesięcy;
• Ustal w umowie metodę obliczania opłaty (zł/m2 lub kwota stała);
• Zastrzeż prawo do otrzymania kopii uchwał dotyczących remontów, gdy będą miały wpływ na opłatę;
• Określ mechanizm weryfikacji i korekt (np. roczne rozliczenie i korekta kwoty).

W praktyce najczęstsze spory wynikają z niejasnego języka i braku dokumentów. Dlatego zapisy dotyczące funduszu powinny być konkretne, z liczbami, algorytmem i terminami. Jeśli właściciel obciąża najemcę, w umowie powinien też zapewnić dostęp do dokumentów wspólnoty i prawo do wglądu w faktury związane z remontami, które były sfinansowane z pobranych środków. To minimalizuje ryzyko oskarżeń o nadużycia i sprawia, że każda strona wie, za co płaci.

Jeżeli chcesz dodatkowego zabezpieczenia, dodaj do umowy mechanizm eskalacji sporu: czas na wezwanie do udostępnienia dokumentów (np. 14 dni), możliwość złożenia reklamacji i termin odpowiedzi wynajmującego. Tego typu procedury nie są skomplikowane, ale działają jak amortyzator — łagodzą emocje i koncentrują dyskusję na faktach i dokumentach zamiast na domysłach.

Dokumentacja i dowody rozliczeń funduszu remontowego

Podstawowe dokumenty, które decydują o przejrzystości rozliczeń to: uchwały wspólnoty dotyczące planów remontowych, kosztorysy, faktury od wykonawców, protokoły odbioru robót, raporty z konta funduszu oraz zestawienia księgowe przygotowane przez administratora. Bez tych dokumentów trudno udowodnić zasadność pobranych środków. W umowie najmu warto zapisać prawo najemcy do wglądu w dokumenty właściciela lub do otrzymania streszczenia wykazu prac i kosztów, które wpływają na jego obciążenie.

Przykład liczbowy: jeśli faktura za wymianę dachu wynosi 180 000 zł i jest rozłożona równomiernie na właścicieli 12 mieszkań, to każdy właściciel partycypuje kwotą 15 000 zł; jeśli właściciel dolicza ten koszt najemcy rozliczając go w ratach przez 36 miesięcy, najemca powinien otrzymać harmonogram wpłat i kopię faktury. Tylko w ten sposób można prześledzić, czy dany przelew faktycznie sfinansował konkretną pracę.

W przypadku sporów kluczowe są przelewy bankowe i numeracja faktur — one pokazują, kiedy i kto zapłacił. Fotografowanie protokołów, archiwizowanie maili od administratora i skanowanie faktur to dobre nawyki. Trzyletni okres przechowywania kopii to minimum, chociaż warto trzymać dokumentację dłużej przy większych inwestycjach.

Jeżeli najemca płaci część funduszu, powinien wymagać od właściciela okresowych raportów rozliczeniowych; jeżeli właściciel tego nie robi, najemca ma prawo żądać dokumentów na mocy klauzul umownych lub wezwać administratora do wyjaśnień. Dysponowanie kompletem dokumentów to najskuteczniejsza obrona przed bezpodstawnymi roszczeniami obu stron.

Podatki a fundusz remontowy: co warto wiedzieć

Podatek dochodowy i VAT mogą komplikować obraz rozliczeń, dlatego warto mieć świadomość kilku zasad. Dla właściciela prowadzącego najem jako działalność gospodarczą wydatki na remonty budynku są zazwyczaj kosztem uzyskania przychodu w momencie poniesienia lub w momencie rozliczenia remontu, zależnie od charakteru prac i zasad księgowych — naprawy będą często kosztem bieżącym, a modernizacje mogą wymagać amortyzacji. W praktyce oznacza to, że wpłaty na fundusz remontowy same w sobie nie zawsze są natychmiastowym kosztem podatkowym; istotne są faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki na konkretne prace.

VAT: faktury za prace remontowe wystawiane są zwykle z VAT; właściciel jako podatnik VAT (jeśli nim jest) może odliczyć VAT zgodnie z przepisami, natomiast przekazywanie kosztów na najemcę powinno być zgodne z zasadami fakturowania i ewidencji. W przypadku najmu prywatnego (bez VAT) sytuacja jest inna niż przy najmie opodatkowanym; dlatego przed wprowadzeniem mechanizmu przerzucania kosztów warto skonsultować się z księgowym, by uniknąć rozbieżności w ewidencji podatkowej.

Konkretny przykład: właściciel wynajmujący lokal 50 m2 dolicza do czynszu miesięcznie 150 zł jako składkę na fundusz; jeśli później z tego funduszu opłaca remont za 18 000 zł, to moment ujęcia kosztu podatkowego oraz jego klasyfikacja zależą od tego, czy prace są remontem bieżącym, modernizacją czy inwestycją wymagającą amortyzacji. To wpływa na podstawę opodatkowania i na możliwość odliczenia VAT. Dlatego każda większa operacja powinna przejść przez księgowość.

Na koniec praktyczna rada: dokumentuj wszystko i konsultuj rozliczenia podatkowe przy większych pracach remontowych. Lista dokumentów, które przydadzą się księgowemu to: faktury, umowy z wykonawcami, protokoły odbioru, uchwały wspólnoty i dowody przelewów. Dzięki temu decyzja o tym, co i kiedy można zaliczyć do kosztów podatkowych, będzie oparta na faktach, a nie na domysłach.

Fundusz remontowy – kto płaci najemca czy wynajmujący? Pytania i odpowiedzi

• Czy fundusz remontowy to koszt najemcy czy wynajmującego?

  Fundusz remontowy może być obciążeniem najemcy lub wpisywany do kosztów administratora/właściciela. Decyduje umowa i regulamin wspólnoty lub administratora — kluczowa jest jasna zapis w umowie najmu.

• Czy fundusz remontowy powinien być wymieniony w umowie najmu?

  Tak, powinien być precyzyjnie opisany, wraz ze sposobem naliczania i rozliczania, aby uniknąć późniejszych sporów.

• Jak rozliczać fundusz remontowy z najemcą i wynajmującym?

  Rozliczenie powinno opierać się na rzeczywistych kosztach i wspólnym bilansie, z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych oraz ewentualnych aktualizacji regulaminów.

• Co zrobić w przypadku sporu o fundusz remontowy?

  Zaleca się odwołanie do obowiązujących regulaminów i przepisów, a także konsultację z prawnikiem. Warto mieć komplet dokumentów kosztowych.